Choisissez votre voie

Ce module se décline en trois versions. Suivez celle qui correspond à votre métier. Vous n'avez pas besoin des trois.

Voie	Pour qui	Ce que vous saurez faire
A, Ventes	Commerciaux, gérants, administration des ventes	Suivre un devis jusqu'à la facture
B, Comptabilité	Comptables, gestionnaires, dirigeants	Lire un plan de comptes, un journal, une facture comptabilisée
C, Stock	Magasiniers, logistique, achats	Suivre des quantités sur plusieurs dépôts

Toutes les voies s'appuient sur la même société de démonstration : Kin Distribution, grossiste alimentaire kinois, deux dépôts, une vingtaine d'articles.

Les réflexes du module 03, chercher, filtrer, regrouper, ouvrir une fiche, servent partout.

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Voie A, ventes

A1. Le chemin d'une vente

Dans Odoo, une vente traverse trois états, et c'est le même document qui change de nature :

   DEVIS  ──confirmation──▶  COMMANDE  ──facturation──▶  FACTURE
 modifiable                  engagée                     comptabilisée

Comprendre cela évite la question qui revient toujours : « dois-je créer une commande après le devis ? » Non. Vous confirmez le devis, et il devient une commande.

A2. La liste des devis

Ventes, puis Commandes, puis Devis

Vous trouvez les colonnes Nombre · Date de création · Client · Vendeur · Total · Statut.

Sur notre société de démonstration, cinq documents apparaissent, avec deux statuts distincts :

Document	Client	Total	Statut
S00005	Hôtel Tshopo	2 354 800 Fr	Devis
S00004	Restaurant Le Fleuve	1 148 168 Fr	Devis
S00003	Marché Central Matete	10 257 184 Fr	Devis
S00002	Superette La Colombe	2 195 648 Fr	Commande client
S00001	Alimentation Bomoko	2 790 032 Fr	Commande client

Deux détails à remarquer, parce qu'ils réapparaîtront partout :

• Le total en bas de la colonne, 18 745 832 Fr, est calculé sur les lignes affichées. Il change si vous filtrez.
• La numérotation est automatique. S00001, S00002, et ainsi de suite. Vous ne choisissez pas le numéro d'un devis, et c'est une bonne chose : cela garantit qu'aucun numéro ne manque.

Les cinq documents commerciaux de Kin Distribution. Le total des lignes affichées se calcule tout seul, en bas de la colonne.

A3. Passer aux commandes confirmées

Ventes, puis Commandes, puis Commandes

La liste se réduit aux deux documents confirmés, et une colonne apparaît : Statut de la facture, avec la mention « À facturer ».

C'est une information de gestion précieuse : elle répond à « qu'ai-je vendu et pas encore facturé ? », soit 4 985 680 Fr dans notre exemple.

Les deux commandes confirmées, au statut « À facturer ». Le carnet ne donne jamais ce chiffre en un clic.

A4. Ce qu'un devis contient

Ouvrez S00001. La fiche comporte :

• L'en-tête : le client, la date, les conditions de règlement
• Les lignes : un article, une quantité, un prix unitaire, une taxe, un sous-total
• Le pied : total hors taxes, taxes, total à payer

La TVA à 16 % est appliquée automatiquement, parce qu'elle est rattachée à l'article. Vous ne la saisissez pas ligne par ligne.

A5. Exercice, voie ventes

1. Ouvrez Ventes, Commandes, Devis et retirez le filtre « Mes devis ». Le nombre change-t-il ?
2. Triez par Total décroissant. Quel est le plus gros document ?
3. Regroupez par Client. Combien de clients distincts ?
4. Ouvrez un devis et repérez : le total hors taxes, le montant de TVA, le total à payer.
5. Créez un devis avec Nouveau, choisissez un client, ajoutez une ligne, puis abandonnez sans enregistrer.

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Voie B, comptabilité

B1. Le plan de comptes

Comptabilité, puis Configuration, puis Plan comptable

1 142 comptes, hérités du référentiel SYSCOHADA installé automatiquement parce que la société est déclarée en République Démocratique du Congo.

Le panneau de gauche affiche les chiffres 1 à 9 : ce sont les classes, et elles sont la clé de lecture de tout le référentiel.

Classe	Nature	Exemple observé
1	Capitaux propres et ressources durables	101100 Capital engagé non appelé
5	Trésorerie	521001 Banque
6	Charges	601100 Achats de biens dans la région
7	Produits	701100 Vente de marchandises dans la région

Le premier chiffre porte la nature du compte. Un compte qui commence par 6 est une charge, un compte qui commence par 7 est un produit. Cette règle seule permet déjà de lire un grand livre.

Le plan filtré sur la classe 1, les capitaux propres. Le compteur en haut à droite affiche « 1-80 / 123 » : 123 comptes dans cette classe, dont les 80 premiers sont visibles.

B2. Les journaux

Comptabilité, puis Configuration, puis Journaux

Un journal est un carnet où s'enregistrent les opérations de même nature. Huit journaux existent par défaut :

Journal	Type	Compte par défaut
Ventes	Ventes	701100 Vente de marchandises dans la région
Achats	Achats	601100 Achats de biens dans la région
Banque	Banque	521001 Banque
Opérations diverses	Divers
Différence de change	Divers
TVA sur encaissements	Divers
Déclarations fiscales	Divers
Valorisation d'inventaire	Divers

Les huit journaux livrés par la localisation congolaise, avec leurs comptes SYSCOHADA par défaut.

Arrêtez-vous sur Différence de change. Sa présence n'est pas décorative : elle signifie que le système sait traiter une créance émise en dollars et encaissée en francs, et qu'il sait où imputer l'écart. Dans un pays où l'on travaille en deux monnaies, c'est un journal que l'on utilise réellement.

B3. Les taxes

Comptabilité, puis Configuration, puis Taxes

Treize taxes livrées par la localisation congolaise, et leur variété raconte quelque chose : 16 % marchandises, 16 % services, 16 % marchés publics, 16 % importation, 16 % immobilisations, 0 % exportation, 0 % exonéré, 0 % non imposable.

Les treize taxes, à la ligne près. Les lignes grisées sont les taxes inactives, présentes mais non utilisées par la société de démonstration.

Ces taxes ne s'inventent pas : elles proviennent de la localisation installée par Odoo. Vous n'avez pas à les créer, seulement à les affecter correctement aux articles.

B4. Une facture

Comptabilité, puis Clients, puis Factures

Une facture comptabilisée porte un numéro définitif, une date, un client, des lignes et des montants. Elle est rattachée au journal des ventes et a généré ses écritures.

Point essentiel : une facture comptabilisée ne se modifie plus. Une erreur se corrige par un avoir, jamais par une réécriture. Cette règle deviendra incontournable avec la facturation normalisée.

B5. Exercice, voie comptabilité

1. Dans le plan comptable, filtrez sur la classe 6. Combien de comptes ? Que sont-ils tous ?
2. Cherchez le mot banque dans le plan. Combien de comptes ressortent ?
3. Ouvrez les journaux. Quel compte par défaut porte le journal des ventes ?
4. Ouvrez les taxes. Combien y en a-t-il à 16 %, et quelles situations distinguent-elles ?
5. Ouvrez une facture. Repérez son journal, sa date et son numéro.

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Voie C, stock

C1. Deux dépôts, une seule question

Inventaire, puis Configuration, puis Entrepôts

Kin Distribution en exploite deux :

Entrepôt	Emplacement de stock
Dépôt Limete	LIM/Stock
Dépôt Masina	MAS/Stock

Deux entrepôts, deux emplacements de stock. Ce sont eux qui expliquent pourquoi chaque article apparaîtra sur deux lignes.

C'est exactement le cas décrit au module 02 : « ce produit, il en reste combien, tous dépôts confondus ? », la question à laquelle un cahier ne sait pas répondre.

C2. Lire les quantités

L'écran de stock détaillé liste une ligne par article et par emplacement. Quarante lignes pour vingt articles, puisque chacun existe dans les deux dépôts.

Emplacement	Produit	Quantité	Réservée
LIM/Stock	Riz parfumé sac 25 kg	54	20
MAS/Stock	Riz parfumé sac 25 kg	19	0
LIM/Stock	Huile végétale bidon 20 L	96	6

Le même article apparaît sur deux lignes, une par dépôt. Quarante lignes pour vingt articles.

C3. La colonne qui explique tout

La quantité réservée est la notion la plus importante de cette voie, et la plus mal comprise.

Vingt sacs de riz sont réservés au dépôt de Limete. Ils y sont physiquement présents, mais ils sont promis à une commande client confirmée. Vendre ces vingt sacs à quelqu'un d'autre, c'est créer une rupture.

Riz parfumé sac 25 kg, dépôt de Limete : 54 unités présentes, dont 20 déjà réservées.

Le stock physique et le stock disponible sont deux choses différentes. Un cahier ne connaît que le premier. C'est précisément ce qu'un système de gestion apporte : la distinction entre ce que vous avez et ce dont vous pouvez encore disposer.

Cette réservation n'a pas été saisie à la main. Elle est apparue automatiquement à la confirmation de la commande, dans la voie A. C'est cela, un système intégré : une action dans les ventes produit un effet dans le stock.

C4. Exercice, voie stock

1. Ouvrez la liste des entrepôts. Combien y en a-t-il, et quels sont leurs emplacements ?
2. Ouvrez le stock détaillé et regroupez par emplacement. Combien de lignes par dépôt ?
3. Triez par quantité décroissante. Quel article est le plus présent, et où ?
4. Repérez une ligne dont la quantité réservée est supérieure à zéro. Pourquoi l'est-elle ?
5. Cherchez huile. Combien de lignes, et pourquoi ce nombre ?

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À retenir, les trois voies

• Un document change de nature sans changer d'identité : un devis confirmé devient une commande. On ne recrée rien.
• La numérotation est automatique, pour les devis, les factures et les écritures. C'est ce qui garantit qu'aucun numéro ne manque.
• Le premier chiffre d'un compte SYSCOHADA porte sa nature : 6 pour les charges, 7 pour les produits.
• Une facture comptabilisée ne se modifie plus. On la corrige par un avoir.
• Stock physique et stock disponible sont deux choses différentes. La quantité réservée fait la différence, et elle apparaît toute seule.
• Une action dans un module en produit une autre ailleurs. C'est la définition même d'un système intégré, et la raison d'être de tout ce parcours.

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Vérifiez vos acquis

Question 1. Un client accepte votre devis. Que faites-vous dans Odoo ?

• A) Vous créez une commande client, puis vous supprimez le devis
• B) Vous confirmez le devis, qui devient une commande
• C) Vous dupliquez le devis en changeant son statut manuellement
• D) Vous créez une facture directement

Réponse : B. C'est le même document qui change d'état. Rien n'est recréé ni supprimé, ce qui préserve l'historique : on peut toujours retrouver ce qui avait été proposé au départ.

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Question 2. Dans le plan comptable SYSCOHADA, vous voyez le compte 601100 Achats de biens dans la région. Sans rien connaître d'autre, que pouvez-vous en déduire ?

• A) Rien, il faut ouvrir la fiche du compte
• B) C'est un compte de trésorerie, car il commence par 6
• C) C'est une charge, car le premier chiffre indique la classe
• D) C'est un produit, car il est supérieur à 500000

Réponse : C. La classe 6 regroupe les charges. Cette seule règle, le premier chiffre porte la nature du compte, permet déjà de lire un grand livre sans le connaître par cœur.

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Question 3. Un article affiche 54 unités en stock au Dépôt Limete, dont 20 réservées. Combien pouvez-vous en vendre à un nouveau client ?

• A) 54, puisqu'elles sont physiquement présentes
• B) 34, car 20 sont promises à une commande confirmée
• C) 20, car seules les unités réservées sont vendables
• D) Aucune, tant que la réservation n'est pas levée

Réponse : B. Les 20 unités réservées sont physiquement là mais engagées auprès d'un autre client. Vendre les 54 créerait une rupture. C'est la distinction entre stock physique et stock disponible, ce qu'un cahier ne sait pas gérer.

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Question 4. D'où vient la quantité réservée sur une ligne de stock ?

• A) Le magasinier la saisit manuellement lors de la préparation
• B) Elle apparaît automatiquement à la confirmation d'une commande client
• C) Elle est calculée chaque nuit par le système
• D) Elle correspond au stock minimum paramétré sur l'article

Réponse : B. C'est l'illustration la plus concrète de ce qu'est un système intégré : une action effectuée dans les ventes produit immédiatement un effet dans le stock, sans aucune ressaisie.